Die QR-Rechnung einfach erklärt
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QR-Rechnung und ZV-Harmonisierung
So wird der Zahlungsverkehr ab Mitte 2020 einfacher und digitaler
Heute existieren in der Schweiz sieben verschiedene Einzahlungsscheine. Ab Ende Juni 2020 werden diese durch die neue QR-Rechnung ersetzt. Das Erstellen, Bezahlen und Verarbeiten von Rechnungen wird dadurch einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Was Unternehmen und Vereine nun über die Umstellung wissen müssen:
Auf einen Blick
- Digital und papierbasiert QR-Rechnungen einfach erstellen und bezahlen
- Vereinheitlichte Kontoangaben und zusätzliche Rechnungsinformationen
- Der Swiss QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Daten
Vorteile der QR-Rechnung und weitere Informationen
Vorteile
- Mehr Daten und bessere Qualität: Im QR-Zahlteil können Sie zusätzliche Informationen strukturiert und als Freitext erfassen – egal, ob Sie eine Referenz verwenden oder nicht.
- Einfacher Rechnungsdruck: Das Bestellen von roten oder orangen Einzahlungsscheinen entfällt – QR-Rechnungen können Sie auf eigenes weisses Papier drucken. Bitte beachten Sie die Perforationspflicht.
- Rechnungsstellung in CHF und EUR: Mit der QR-Rechnung können Sie Beträge in Franken oder in Euro fakturieren.
- Durchgängig digitale Rechnungsstellung: Mit dem alternativen Verfahren eBill können Sie Ihre Rechnungen direkt in das eBill-Portal Ihres Kunden laden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei der Bank Cler.
Handlungsbedarf
- Planen Sie frühzeitig die Anpassungen an die neue Zahlungsform. Nach einer Übergangsphase erfolgt die definitive Umstellung auf die QR-Rechnung.
- Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen während der Übergangsphase: Die herkömmlichen Einzahlungsscheine können Sie bis auf Weiteres bei der Bank Cler bestellen.
- Rechnungen ohne Einzahlungsschein: Hier besteht kein Handlungsbedarf.
- Daueraufträge: Auf Basis von roten oder orangen Einzahlungsscheinen erstellte Daueraufträge (bspw. Miete) müssen angepasst werden. Senden Sie bitte Ihren Kundinnen und Kunden neue QR-Rechnungen zu. Alle anderen Daueraufträge können unverändert bestehen bleiben.
- LSV-Einzug: Hier besteht kein Handlungsbedarf.
- Softwareeinsatz zur Rechnungserstellung und zum Zahlungsabgleich: Nehmen Sie mit Ihrem Softwarelieferanten Kontakt auf. Besprechen Sie den aktuellen Stand, allfällige Strukturierung Ihrer Debitoren-Stammdaten und die Umstellung von v.11 zu camt.054. Weiterführende Informationen erhalten Sie im Factsheet.
- Prüfung QR-Code auf der Validierungsplattform.
Vorteile
- Vereinfachte Rechnungsverarbeitung: Durch das Scannen des QR-Codes entfällt die manuelle Erfassung bzw. Ergänzung von Zahlungsangaben. Je nach Rechnungssteller erhalten Sie zusätzliche Informationen, was zu mehr Daten führt. Alle Daten auf dem Zahlteil sind im QR-Code enthalten – das steigert die Qualität und verringert Fehler beim Einlesen.
- Digital und Papier: Die QR-Rechnung unterstützt beides, digitale Zahlungen zum Beispiel via E-Banking, Mobile Banking oder TWINT und Zahlungen auf dem Postweg sowie am Bank- oder Postschalter.
Handlungsbedarf
- Zahlungsauftrag plus (Papierauftrag): QR-Rechnungen und herkömmliche Einzahlungsscheine können gemischt hinter das Deckblatt geheftet werden.
- E-Banking oder Mobile Banking: Ab Einführung können Sie QR-Rechnungen und herkömmliche Einzahlungsscheine erfassen und/oder scannen. Bitte beachten Sie die Auftragsart.
- Daueraufträge: Auf Basis von roten oder orangen Einzahlungsscheinen erstellte Daueraufträge (bspw. Miete) müssen angepasst werden. Alle anderen Daueraufträge können unverändert bestehen bleiben. Ihr Kreditor sollte Ihnen eine neue QR-Rechnung zur Anpassung des Dauerauftrages zukommen lassen.
- LSV-Belastung: Hier besteht kein Handlungsbedarf.
- Softwareeinsatz zur Rechnungsbezahlung: Nehmen Sie mit Ihrem Softwarelieferanten Kontakt auf. Besprechen Sie den aktuellen Stand, allfällige Strukturierung Ihrer Kreditoren-Stammdaten und Ergänzung von bekannten QR-IBANs. Weiterführende Informationen erhalten Sie im Factsheet.
- Belegscanner und Lesegeräte: Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Scanner QR-Code-fähig sind (2D-Funktionalität). Sie haben noch keinen passenden Scanner? Schauen Sie sich das Angebot unseres Partners Crealogix an.
QR-Referenz
Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von offenen Rechnungen. Empfehlung: Verwendung der BESR-ID in der QR-Referenz (bestehende Referenznummer beibehalten).
QR-IBAN
Die QR-IBAN wird nur in Kombination mit der QR-Referenz verwendet. In dieser Kombination wird das heutige ESR-Verfahren mit den orangen Einzahlungsscheinen abgebildet. Die QR-IBAN haben Sie von uns erhalten – falls nicht, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson.
SCOR-Referenz
Das Structured-Creditor-Reference-Verfahren ist neu, das Sie zur Rechnungsstellung im SEPA-Raum benötigen. Die SCOR-Referenz wird in Kombination mit Ihrer IBAN verwendet. Unter Anwendung dieser Referenz können Sie einen vereinfachten Rechnungsabgleich in Ihrer Software vornehmen.
Alle Details der QR-Rechnung auf einen Blick
Wesentliches Merkmal der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code. Der Rechnungsempfänger scannt einfach den Swiss QR-Code mit Smartphone, PC-Kamera oder Handscanner und braucht die Zahlung dann nur noch freizugeben, ohne weitere Eingaben.
Alle benötigten Informationen im Zahlteil der QR-Rechnung sind auch mit blossem Auge lesbar. Damit sind alle papiergebundenen Zahlungsverfahren weiterhin möglich.
1 Obligatorisch
Der Empfangsschein enthält die wichtigsten Informationen des Zahlteils. Ebenfalls kann er als Quittung abgetrennt werden.
2 Obligatorisch
Der Swiss QR-Code, gekennzeichnet durch das Schweizerkreuz in der Mitte, enthält alle Daten.
3 Obligatorisch
Währung CHF oder EUR ist möglich, muss aber vorgedruckt werden. Betrag: Kann vorgedruckt oder leer gelassen werden.
4 Freiwillig
Dem Rechnungsempfänger können alternative Zahlverfahren angeboten werden (z.B. eBill).
5 Obligatorisch
IBAN bzw. QR-IBAN und Angaben zum Begünstigten sind zwingend erforderlich.
6 Dependent
QR-Referenz, SCOR-Referenz oder keine Referenz (je nach Ausprägung)
7 Freiwillig
Zusätzliche, strukturierte Rechnungsinformationen analog dem Feld «Zahlungszweck» beim roten Einzahlungsschein (nicht von Hand ergänzen).
8 Obligatorisch
«Zahlbar durch» wird vorgedruckt oder kann handschriftlich ergänzt werden.
FAQ QR-Rechnung
Der Finanzplatz Schweiz hat die Dauer der Übergangsphase noch nicht definiert. Bis Ende des Jahres 2020 sollte diese Frist feststehen. Grundsätzlich besteht das Interesse, die Übergangsphase so kurz wie möglich zu halten.
Sie können QR-Rechnungen über alle bereits bestehenden Kanäle bezahlen: E-Banking, Mobile Banking, Easy Plus Auftrag, Postschalter, EBICS etc. Je länger, je mehr wird die Bezahlung von QR-Rechnungen über eBill stattfinden.
Die anfallenden Gebühren bei der Bank Cler ändern sich nicht. Beachten Sie aber, dass die PostFinance die Gebühren für Überweisungen am Postschalter mit der Einführung der QR-Rechnung erhöht. Diese Spesen werden wir Ihnen weiterverrechnen.
Nein, die Einführung der QR-Rechnung erfolgt schweizweit. Sie können aber QR-Rechnungen ins Ausland, beschränkt auf den SEPA-Raum, stellen und dank der SCOR-Referenz abgleichen.
Nein. Sie haben aber die Möglichkeit, im E-Banking QR-Rechnungen ohne Referenznummer zu erstellen. Zudem prüfen wir den Einsatz eines geeigneten Tools, damit Sie unkompliziert und professionell QR-Rechnungen in allen Ausprägungen erstellen können.
QR-Rechnungen werden auf weisses, perforiertes Papier gedruckt. Die Perforationslinie muss so liegen, dass der Zahlteil sauber von der restlichen QR-Rechnung abgetrennt werden kann.
Die QR-Rechnung umfasst die gesamte Rechnung, also mindestens eine A4-Seite. Der Zahlteil hat die gleiche Grösse wie der bisherige orange oder rote Einzahlungsschein und umfasst alle Zahlungsangaben inkl. QR-Code.
- Sie nutzen heute das Verfahren mit orangen Einzahlungsscheinen, also mit Referenznummer, und möchten dies beibehalten. In diesem Fall brauchen Sie die QR-IBAN.
- Sie nutzen heute das Verfahren mit roten Einzahlungsscheinen, also ohne Referenznummer, und möchten dies beibehalten. In diesem Fall benötigen Sie die IBAN. Die QR-IBAN darf immer nur in Kombination mit der QR-Referenz verwendet werden.
Von Auge können Sie die beiden Referenznummern nicht unterscheiden, denn sie haben beide 27 Stellen. Die QR-Referenz ist also die 1:1-Ablösung der bestehenden Referenznummer. Der Unterschied liegt in der Verwendung der unterschiedlichen Ziffern innerhalb der Referenznummer. Bei der herkömmlichen Referenznummer gehören die ersten 6 Ziffern zur ESR-Identifikationsnummer, gefolgt von der max. 20-stelligen von Ihnen definierten Fakturanummer und der abschliessenden Prüfziffer. Bei der QR-Referenz muss die ESR-Identifikationsnummer nicht mehr zwingend aufgeführt werden – lediglich die abschliessende Prüfziffer bleibt bestehen. Sie haben also 26 Ziffern zur freien Verfügung und Definition. Während der Übergangsphase empfehlen wir Ihnen aber, die ESR-Identifikationsnummer trotzdem zu Beginn der QR-Referenz aufzuführen.
Die Parallelphase von ESR- und QR-Rechnung birgt das Risiko von Zahlungsrückweisungen und Fehlgutschriften, sobald QR-Rechnungen fälschlicherweise als ESR bezahlt werden. Der Grund hierfür liegt in der unterschiedlichen Art und Weise, wie ESR- und QR-Rechnung-Zahlungseingänge dem Konto des Begünstigten gutgeschrieben werden. Die Lösung ist das Beibehalten der BESR-ID in der QR-Referenz während der Parallelphase. Die ersten 6 Stellen der QR-Referenz haben keine Bedeutung und können vom Rechnungssteller frei vergeben werden. Setzen Sie dort Ihre BESR-ID ein bzw. übernehmen Sie die bestehende Referenznummer unverändert als QR-Referenz.
Die QR-Referenz ist die Nachfolgerin der Schweizer Referenznummer auf dem orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz wird in Kombination mit der QR-IBAN auf der QR-Rechnung angewendet. Die SCOR-Referenz ist neu und eignet sich für den internationalen Zahlungsverkehr im SEPA-Raum. Sie entspricht dem Standard ISO-11649. Mit dem Einsatz der SCOR-Referenz lassen sich nun Zahlungseingänge auch im internationalen Zahlungsverkehr einfacher abgleichen. Die SCOR-Referenz wird in Kombination mit der IBAN auf der QR-Rechnung angewendet.
Während der Übergangszeit können Sie Ihr bestehendes Verfahren zur Rechnungsstellung weiterführen und den Rechnungsabgleich unverändert vollziehen. Aktuell können Sie Ihre Daten in zwei unterschiedlichen Formaten beziehen:
- via ESR-Gutschriftsreport Typ 3 (v11)
- via camt.054
Mit Einführung der QR-Rechnung wird das bestehende camt.054-Format um sämtliche QR-relevanten Daten und Informationen ergänzt werden. Für die Rechnungsstellung mit der QR-Rechnung wird entsprechend empfohlen, für den Zahlungsabgleich das neue camt.054-Format zu verwenden. Der camt.054 mit Ergänzungen wird Ihnen seit 30. Juni 2020 zur Verfügung stehen.
Egal, ob die Gutschrift auf Basis eines orangen Einzahlungsscheines, einer QR-Rechnung mit Referenz oder einer QR-Rechnung mit SCOR-Referenz erfolgt – die Sammelgutschrift fasst alle Gutschriftsarten in einer Buchung zusammen. Stellen Sie sicher, dass Sie den camt.054 verarbeiten können – ansonsten erhalten Sie nicht alle notwendigen Daten.
Nein, Sie können sowohl unstrukturierte Informationen in Form von Freitext als auch strukturierte Informationen mit den vorgegebenen Tags auf der QR-Rechnung hinterlegen.
Mit dem alternativen Verfahren kann man QR-Rechnungen über neue Wege an den Rechnungsempfänger zustellen. QR-Rechnungen lassen sich dank dem alternativen Verfahren auch per eBill direkt in das Portal des Rechnungsempfängers einstellen. Orange und rote Einzahlungsscheine wie auch sonstige Rechnungen lassen sich als Vergleich lediglich per Post oder Mail verschicken.
Damit die Adressdaten im QR-Code verarbeitet werden können, müssen sie strukturiert werden. Dies bedeutet, dass der Name und die Adressdetails jeweils sortiert in einzelnen Feldern bzw. Spalten erfasst sein müssen.
Strukturierte Adressen weisen die folgenden Felder aus: Name, Strasse oder Postfach, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land; und sie weisen den Adresstyp «S» im entsprechenden Code aus.
Kombinierte Adressen weisen die folgenden Felder aus: Name, Strasse und Hausnummer bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort, Land; und sie weisen den Adresstyp «K» im entsprechenden Code aus.
Kombinierte Adressen weisen die folgenden Felder aus: Name, Strasse und Hausnummer bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort, Land; und sie weisen den Adresstyp «K» im entsprechenden Code aus.